优万铭(中国)有限公司
客户案例
零售连锁合同到期提醒：从被动续签到主动管理
本案例展示优万铭到期提醒工具如何帮助一家零售连锁企业解决合同到期无人提醒、续签被动的难题。该企业门店租赁合同、供应商合同数量众多，到期未续签导致业务中断。通过启用优万铭到期提醒工具，设置到期前30天、15天、7天三级提醒，并覆盖邮件和短信通知，合同续签率从60%提升至95%，业务连续性显著改善。适合合同量大、续签频繁的零售、物业等行业参考。
某零售连锁企业拥有超过200家门店，每年需要处理超过500份合同到期事件。由于门店分散、合同类型多样，总部无法及时掌握每份合同的到期时间，续签工作长期被动，多次因合同未续签导致业务中断。
合同到期完全依赖人工记忆，门店经理工作繁忙易忽略；合同类型多样，需要灵活的提醒规则；缺乏统一的监控平台，总部无法追踪续签进度。
启用优万铭到期提醒工具，设置到期前30天、15天、7天三级提醒，覆盖邮件和短信通知，提醒内容包含合同详情和续签操作链接。
清洗现有合同数据，配置多规则提醒；提供操作培训；建立提醒效果监控机制，每周生成报告。
合同续签率从60%提升至95%，业务中断事件大幅减少，总部行政效率显著提升。
过程记录
服务过程、资料变化和复盘结论
本页展示匿名项目过程，供读者了解服务安排、执行变化和复盘结论。
服务过程与资料变化
本表展示从数据清洗到效果监控各阶段的服务问题、执行动作和资料变化，帮助客户理解服务推进过程。
| 阶段 | 服务问题 | 执行动作 | 资料变化 |
|---|---|---|---|
| 数据准备 | 合同信息不完整，到期日缺失 | 清洗200+门店合同数据，补充到期日、负责人 | 形成完整合同数据库 |
| 规则配置 | 合同类型多样，需要差异化提醒 | 配置三级提醒：30天、15天、7天 | 生成提醒规则配置文档 |
| 培训上线 | 门店经理不熟悉新系统操作 | 组织线上培训，提供操作指南 | 培训视频和FAQ文档 |
| 效果监控 | 需要追踪提醒效果 | 建立周报机制，监控打开率和续签进展 | 每周提醒效果报告 |
验收结论与后续建议
本表从提醒效果、续签率、系统稳定性等观察点评估项目效果，并给出后续优化建议。
| 观察点 | 效果表现 | 原因判断 | 后续建议 |
|---|---|---|---|
| 提醒打开率 | 第一轮85%，第二轮90% | 邮件+短信组合通知有效 | 保持双通道，增加电话提醒备选 |
| 续签率 | 从60%提升至95% | 提醒及时，续签流程便捷 | 目标提升至98%，关注特殊合同 |
| 系统稳定性 | 无故障，提醒准时发送 | 优万铭系统成熟可靠 | 定期备份，确保数据安全 |
| 用户满意度 | 门店经理和总部行政均满意 | 操作简单，效果显著 | 收集反馈，持续优化提醒内容 |
本页路线
先看范围，再看资料表，最后继续阅读
本案例展示优万铭到期提醒工具如何帮助一家零售连锁企业解决合同到期无人提醒、续签被动的难题。该企业门店租赁合同、供应商合同数量众多，到期未续签导致业务中断。通过启用优万铭到期提醒工具，设置到期前30天、15天、7天三级提醒，并覆盖邮件和短信通知，合同续签率从60%提升至95%，业务连续性显著改善。适合合同量大、续签频繁的零售、物业等行业参考。
- 客户背景
- 需求难点
- 服务安排
- 执行记录
- 复盘建议
- 资料表与核对口径
- 相关问题
反馈记录
案例上下文：优万铭的合同审批系统上线后，我们合同流转时间从5天缩短到1天，审批进度实时可见，法务团队终于从催流程中解放出来。
陈志明制造业企业法务总监
审批效率提升80%，合同归档完整率100%。案例上下文：印章申请流程解决了我们多年来的用印管理痛点，现在每一枚印章的使用都有记录，审计再也不用担心资料不全。
李敏集团行政副总经理
用印风险事件归零，审计通过率100%。案例上下文：到期提醒工具帮我们避免了3起合同到期未续签的损失，系统自动通知，再也不用人工翻日历了。
王海零售连锁运营经理
合同续签及时率从70%提升至98%。客户背景
该零售连锁企业在全国拥有超过200家门店，每家门店都涉及租赁合同、供应商合同、物业合同等多种类型。随着业务扩张，合同数量快速增长，每年需要处理的合同到期事件超过500起。由于门店分散、合同类型复杂，总部无法及时掌握每份合同的到期时间，续签工作长期处于被动状态。
过去，门店经理需要自行记录合同到期日，但人员流动频繁、记录方式不统一，导致大量合同到期后未能及时续签。部分门店因租赁合同未续签被迫暂停营业，供应商合同到期后采购中断，直接影响日常运营。企业迫切需要一套自动化的到期提醒工具，帮助总部统一监控合同状态，提前安排续签工作。
该企业此前已使用优万铭电子合同管理系统进行合同审批和归档，对系统功能较为熟悉。因此，他们希望在不更换平台的前提下，直接启用优万铭的到期提醒模块，实现合同全生命周期的闭环管理。
需求难点
客户面临的核心问题是合同到期无人提醒，续签工作完全依赖人工记忆。门店经理日常工作繁忙，合同到期日容易被忽略。总部虽然设有行政岗位，但面对数百份合同，逐一跟踪到期时间几乎不可能。合同到期后，往往是在业务中断后才被发现，此时续签已经非常被动。
另一个难点是合同类型多样，提醒规则需要灵活配置。租赁合同通常需要提前30天启动续签，供应商合同需要提前15天确认，而某些长期合同只需提前7天提醒。不同合同对应不同的负责人，提醒对象也需要精准匹配。客户需要一个支持多规则、多通知方式的提醒系统。
此外，客户希望提醒系统能够与现有合同管理系统无缝集成。提醒信息需要直接关联到合同详情，负责人收到提醒后可以一键查看合同内容、续签条款和历史记录，避免在多个系统之间切换。同时，系统需要记录提醒历史和续签结果，便于总部追踪工作进度。
服务安排
优万铭团队在了解客户需求后，制定了详细的实施计划。首先，对客户现有的合同数据进行清洗和整理，确保每份合同的关键信息（到期日、负责人、合同类型）完整准确。然后，在系统中配置三级提醒规则：到期前30天发送第一轮提醒给门店经理和区域主管，到期前15天发送第二轮提醒给总部行政，到期前7天发送紧急提醒给所有相关方。
提醒方式同时覆盖邮件和短信，确保负责人能够及时收到通知。邮件内容包含合同编号、到期日、续签操作链接，短信则提供简要提醒和紧急联系人。对于重要合同，系统还支持自动生成续签审批单，负责人可直接在系统中发起续签流程，无需重新录入信息。
实施过程中，优万铭为客户提供了系统配置指南和操作培训，帮助门店经理和总部人员快速上手。同时，建立了提醒效果监控机制，每周生成提醒报告，显示各阶段提醒的发送状态、点击率和续签进展，便于客户及时调整提醒策略。
执行记录
系统上线后，优万铭团队与客户共同跟踪了第一个月的提醒效果。数据显示，第一轮提醒（到期前30天）的打开率为85%，其中70%的负责人在收到提醒后一周内启动了续签准备工作。第二轮提醒（到期前15天）进一步覆盖了剩余合同，续签启动率提升至90%。第三轮紧急提醒（到期前7天）确保了所有合同在到期前得到处理。
在执行过程中，客户发现部分合同存在信息不完整的问题，例如负责人离职未及时更新、合同到期日录入错误等。优万铭协助客户建立了合同信息定期核查机制，每月由总部行政核对合同数据，确保提醒系统的准确性。同时，系统自动记录提醒日志，为后续审计提供依据。
经过三个月的运行，客户的合同续签率从60%提升至95%，业务中断事件大幅减少。门店经理反馈，收到提醒后可以提前安排续签，不再需要临时抱佛脚。总部行政人员的工作负担也明显减轻，从人工跟踪转变为系统监控，效率显著提升。
复盘建议
从本案例可以看出，到期提醒工具的核心价值在于将被动续签转变为主动管理。对于合同量大、续签频繁的企业，建议优先建立完整的合同数据库，确保每份合同的到期日、负责人等关键信息准确无误。在此基础上，配置多级提醒规则，覆盖不同合同类型和负责人，形成闭环管理。
此外，提醒方式应多样化，邮件和短信结合可以提高通知到达率。对于重要合同，建议增加电话提醒或系统内弹窗提醒，确保万无一失。同时，提醒系统应与合同审批、印章申请等模块联动，实现续签流程的自动化，进一步提升效率。
优万铭建议客户定期复盘提醒效果，根据续签率、提醒打开率等指标优化提醒策略。例如，对于长期未处理的合同，可以缩短提醒间隔或升级通知对象。同时，将提醒数据纳入合同管理报表，为管理层提供决策支持。后续还可考虑与CRM系统集成，实现客户合同到期与销售跟进联动。
相关问题
优万铭到期提醒工具适合哪些企业？
优万铭到期提醒工具特别适合合同量大、续签频繁的行业，如零售连锁、物业管理、金融、制造等。如果您的企业每年有超过100份合同需要跟踪到期时间，且续签工作依赖人工记忆，那么到期提醒工具能显著提升续签率和业务连续性。
提醒规则可以自定义吗？
可以。优万铭到期提醒工具支持完全自定义的提醒规则。您可以根据合同类型、到期时间、负责人等条件设置不同的提醒时间和通知方式。例如，租赁合同设置提前30天提醒，供应商合同设置提前15天提醒。提醒方式支持邮件、短信、系统内通知等，可以组合使用。