优万铭(中国)有限公司
产品服务
到期自动提醒服务 避免合同漏续签
优万铭到期自动提醒服务，系统自动监控合同到期日期，通过邮件、短信、站内信提前通知相关负责人。支持自定义提醒周期与规则，帮助企业避免合同漏续签，降低经营风险。本文详细介绍服务目标、客户到场准备、执行动作及验收后续安排，帮助您快速启用提醒功能。
服务路线
到场准备、执行动作、验收与后续记录
服务页用路线视角组织输入资料、执行动作、交付确认和后续跟进。
服务路线与交付节点
本表展示到期自动提醒服务的四个阶段、客户需提供的输入资料、优万铭执行的具体动作以及每个阶段的确认记录，帮助客户清晰了解服务进程。
| 阶段 | 输入资料 | 执行动作 | 确认记录 |
|---|---|---|---|
| 需求沟通 | 合同管理现状、提醒需求、接收人名单 | 调研现有流程，明确提醒规则与通知方式 | 需求确认书 |
| 数据对接 | 合同清单、管理员账号权限 | 导入合同到期字段，建立自动扫描任务 | 数据导入完成确认 |
| 规则配置与试运行 | 提醒规则参数、测试合同列表 | 配置提醒规则，执行3天试运行 | 试运行报告，含提醒记录 |
| 正式上线与验收 | 验收清单 | 系统上线，客户逐项验收 | 验收签字单 |
后续维护与复购支持
本表列出服务上线后常见的维护事项、触发条件、处理方式以及留存记录，确保客户在后续使用中遇到问题能快速解决。
| 事项 | 触发条件 | 处理方式 | 留存记录 |
|---|---|---|---|
| 提醒规则调整 | 业务变化需修改提醒天数或接收人 | 客户提交工单，技术团队远程修改 | 变更记录与工单编号 |
| 新增合同纳入监控 | 新合同录入系统后自动同步 | 系统自动识别并应用默认规则 | 新增合同日志 |
| 通知方式变更 | 接收人更换邮箱或手机号 | 客户更新人员信息，系统自动生效 | 人员信息更新记录 |
| 系统升级适配 | 优万铭发布新版本 | 主动通知客户，提供升级方案 | 升级确认单 |
本页路线
先看范围，再看资料表，最后继续阅读
优万铭到期自动提醒服务，系统自动监控合同到期日期，通过邮件、短信、站内信提前通知相关负责人。支持自定义提醒周期与规则，帮助企业避免合同漏续签，降低经营风险。本文详细介绍服务目标、客户到场准备、执行动作及验收后续安排，帮助您快速启用提醒功能。
- 服务目标
- 到场准备
- 执行动作
- 验收与后续
- 资料表与核对口径
- 相关问题
服务目标
合同到期未续签是许多企业面临的常见风险，可能导致业务中断、法律纠纷或经济损失。优万铭到期自动提醒服务旨在通过系统化的监控和通知机制，帮助合同管理负责人、法务和行政人员及时掌握合同到期情况，从容安排续签或终止事宜。
本服务覆盖企业所有电子合同，支持自定义提醒规则，包括提醒周期、提前天数、通知方式（邮件、短信、站内信）以及接收人范围。系统每日自动扫描合同数据库，识别即将到期的合同，并按预设规则发送提醒，确保关键节点不遗漏。
通过启用到期自动提醒，企业可以将合同续签管理从被动响应转为主动规划，减少人工核查成本，提升合同管理效率。同时，提醒记录可作为审计追溯的依据，满足合规要求。
到场准备
为顺利启用到期自动提醒服务，客户需提前准备以下资料：企业合同清单（含合同编号、签约方、到期日期）、合同管理系统的管理员账号权限、接收通知的相关人员名单及联系方式（邮箱、手机号）。如已有合同分类或标签体系，也可一并提供，以便精细化配置提醒规则。
建议客户在服务开始前梳理现有合同的到期分布情况，明确哪些合同需要设置提醒、哪些合同已终止或无需续签。同时确认内部审批流程中，合同续签的决策角色和通知顺序，以便系统准确匹配提醒对象。
优万铭实施团队将在服务前与客户沟通具体需求，提供资料清单模板，并协助完成数据整理。客户只需按照清单准备即可，无需额外技术投入。准备周期通常为1-2个工作日。
执行动作
服务启动后，优万铭技术团队将首先对客户合同系统进行数据对接，导入合同到期字段并建立自动扫描任务。然后根据客户需求配置提醒规则，包括提前天数（如30天、15天、7天）、提醒频率（每日、每周）、通知方式组合及接收人分组。
系统支持多层级提醒：第一轮通知合同负责人，第二轮抄送部门主管，第三轮提醒法务或高管，确保信息逐级传递。同时可设置静默期，避免在合同已续签或终止后继续发送提醒。配置完成后，团队将进行为期3天的试运行，验证提醒准确性。
试运行期间，客户可收到测试提醒并反馈问题，技术团队实时调整规则。试运行通过后，系统正式上线，进入自动运行状态。整个执行周期通常为3-5个工作日，具体取决于合同数量和规则复杂度。
验收与后续
服务交付后，客户可通过以下方式验收：登录系统查看提醒规则配置是否完整；检查测试合同是否按预设时间收到通知；确认通知内容包含合同名称、到期日期、操作链接等关键信息。验收清单将在服务完成后提供，客户逐项确认即可。
系统正式运行后，优万铭提供持续维护支持，包括提醒规则调整、新增合同自动纳入监控、通知方式变更等。客户可通过在线工单或专属客服提交需求，响应时间不超过一个工作日。
此外，建议客户定期（如每季度）复核提醒规则，确保与业务变化同步。优万铭也会在系统升级时主动通知客户，并提供升级后的配置优化建议。后续如需扩展至其他模块，如审批流程联动或自动生成续签合同，可随时沟通。
相关问题
到期自动提醒支持哪些通知方式？
支持邮件、短信、站内信三种方式。客户可根据接收人习惯和重要程度灵活组合，例如核心合同同时使用邮件和短信，普通合同仅邮件通知。
提醒规则可以自定义吗？
可以。您可自定义提前天数（如30天、15天、7天）、提醒频率（每日、每周）、接收人分组以及多级提醒策略。系统还支持按合同类型、金额、客户等维度设置差异化规则。
如果合同已经续签或终止，还会收到提醒吗？
不会。系统会自动同步合同状态，已续签或终止的合同将不再触发提醒。您也可以手动设置静默期，避免不必要的通知。
启用服务后，历史合同数据需要重新录入吗？
不需要。优万铭技术团队会通过数据对接导入您现有的合同数据，包括到期日期等字段。您只需提供系统管理员权限和合同清单即可。