优万铭(中国)有限公司
产品服务
合同归档与查询服务 让合同管理井井有条
优万铭的合同归档与查询服务帮助法务、行政和合同管理负责人实现合同签署后自动归档，支持按关键词、日期、部门等多维度检索。通过全文搜索、标签分类、数据报表，让合同管理井井有条。我们提供从系统配置到用户培训的全流程支持，确保您的团队能熟练使用归档与查询功能，提升合同管理效率。
服务路线
到场准备、执行动作、验收与后续记录
服务页用路线视角组织输入资料、执行动作、交付确认和后续跟进。
服务路线与交付节点
本表展示合同归档与查询服务的四个主要阶段、各阶段需要的输入资料、执行动作和确认记录，帮助客户了解服务全流程。
| 阶段 | 输入资料 | 执行动作 | 确认记录 |
|---|---|---|---|
| 系统配置 | 合同分类需求、标签体系方案 | 开启归档与查询模块，配置存储和索引规则 | 配置确认单 |
| 数据导入 | 历史合同数据（基本信息+文件） | 数据清洗、格式校验、批量导入 | 导入数据清单 |
| 功能培训 | 操作手册、培训课件 | 管理员和普通用户分层培训、模拟演练 | 培训签到表、操作考核记录 |
| 验收上线 | 验收清单 | 功能验证、数据核对、用户确认 | 验收确认单 |
后续维护与复购支持
本表列出合同归档与查询服务交付后的常见维护事项、触发条件、处理方式和留存记录，确保客户持续获得稳定服务。
| 事项 | 触发条件 | 处理方式 | 留存记录 |
|---|---|---|---|
| 系统监控与故障排查 | 系统异常报警或用户报障 | 技术团队远程排查，必要时现场处理 | 故障处理记录单 |
| 数据备份与恢复 | 每日自动备份，或用户申请恢复 | 自动备份至异地存储，恢复按需执行 | 备份日志、恢复确认记录 |
| 标签与分类调整 | 业务变化需新增或修改标签 | 客户提交需求，技术团队远程配置 | 配置变更记录 |
| 功能升级与版本更新 | 优万铭发布新版本或客户主动申请 | 评估影响后安排升级，提供新功能培训 | 升级确认单、培训记录 |
本页路线
先看范围，再看资料表，最后继续阅读
优万铭的合同归档与查询服务帮助法务、行政和合同管理负责人实现合同签署后自动归档，支持按关键词、日期、部门等多维度检索。通过全文搜索、标签分类、数据报表，让合同管理井井有条。我们提供从系统配置到用户培训的全流程支持，确保您的团队能熟练使用归档与查询功能，提升合同管理效率。
- 服务目标
- 到场准备
- 执行动作
- 验收与后续
- 资料表与核对口径
- 相关问题
服务目标
合同签署完成后，如何高效归档、快速查找、准确统计，是许多企业合同管理中的痛点。优万铭的合同归档与查询服务，旨在帮助企业实现合同数据的集中存储和智能检索，让每一份合同都能在需要时被快速定位。
这项服务适用于各类企业，无论是初创公司还是大型集团，只要您的合同数量逐渐增多、查找效率低下，或者需要定期出具合同统计报表，我们的归档与查询功能都能提供有效支撑。系统支持按合同编号、签署日期、合同方、部门、合同类型等多维度组合搜索，并支持全文检索，确保您能精准找到目标合同。
通过自动归档和智能分类，您的合同管理将从繁琐的手工整理转变为系统化的数据管理。我们还会根据您的业务特点，协助配置标签体系、分类规则和报表模板，让归档与查询真正融入日常合同管理流程。
到场准备
为了确保归档与查询服务顺利实施，建议客户提前梳理现有合同数据。包括合同的基本信息（如合同编号、签署日期、合同方、金额等）、合同文件电子版（PDF或Word格式）以及合同分类需求（如按部门、项目、合同类型等）。
如果企业已有合同台账或Excel记录，可提前整理好作为数据导入的基础。同时，建议指定一位系统管理员，负责后续的权限配置和标签体系维护。优万铭的实施顾问会在服务启动前与您沟通具体的数据准备要求，并提供数据模板供参考。
此外，建议客户提前梳理合同审批和印章申请的相关流程，因为归档与查询系统可与审批系统、印章申请流程联动，实现合同全生命周期数据的自动归集。如果已有相关系统，可提前准备好接口文档或需求说明。
执行动作
服务执行的第一步是系统配置。我们的技术团队会根据您的需求，在优万铭电子合同管理系统中开启归档与查询模块，配置数据存储规则、索引策略和备份方案。同时，协助设置标签体系，例如按合同类型、部门、项目、供应商等维度建立分类标签，确保后续检索的准确性。
第二步是数据导入。我们会将您提供的现有合同数据批量导入系统，包括合同基本信息、合同文件以及历史审批记录。导入过程中会进行数据清洗和格式校验，确保数据完整性和一致性。对于正在进行的合同，系统会自动归档签署完成的合同，无需人工干预。
第三步是功能培训。我们会为系统管理员和普通用户分别提供培训，管理员培训侧重标签管理、报表配置、权限设置和审计日志查看；普通用户培训侧重日常的合同搜索、筛选、查看和导出操作。培训后提供操作手册和视频教程，并组织模拟演练，确保用户能独立完成归档与查询操作。
验收与后续
服务完成后，我们会与客户共同进行验收。验收内容包括：所有历史合同数据是否成功导入并可正常检索；全文搜索和组合筛选功能是否准确返回结果；标签分类是否合理且可灵活调整；报表功能是否能按需生成合同统计报表。验收通过后，客户签署验收确认单。
后续维护方面，我们提供持续的系统监控和数据备份服务，确保归档数据安全可靠。如果客户需要调整标签体系、增加新的检索维度或定制报表，可通过售后支持渠道提交需求，我们的技术团队会及时响应。
此外，我们建议客户定期进行数据健康检查，清理冗余数据、更新标签分类。优万铭也会不定期推出功能更新，如更智能的检索算法、更丰富的报表模板等，客户可享受免费升级。如需进一步了解其他服务，如合同审批系统、印章申请流程等，欢迎联系我们的客户成功团队。
相关问题
合同归档与查询服务适合哪些企业？
适合所有使用电子合同的企业，尤其是合同数量较多、需要快速查找历史合同、定期出具合同统计报表的法务、行政和合同管理负责人。无论是初创公司还是大型集团，只要希望提升合同管理效率，都可以使用该服务。
历史合同数据如何导入系统？
客户需提供合同基本信息（如合同编号、签署日期、合同方、金额等）和合同文件电子版（PDF或Word格式）。优万铭的实施团队会进行数据清洗和格式校验后批量导入，确保数据完整性和一致性。
系统支持哪些检索方式？
支持按合同编号、签署日期、合同方、部门、合同类型等多维度组合搜索，同时支持全文检索，可搜索合同正文内容。此外，还支持标签分类筛选和自定义搜索条件。
服务完成后如何获得技术支持？
我们提供持续的售后技术支持，包括系统监控、数据备份、故障排查等。客户可通过专属服务群、电话或邮件提交问题，技术团队会在工作时间内及时响应。