优万铭(中国)有限公司
解决方案
合同到期零遗漏方案：自动提醒与续签管理
企业合同到期无人提醒，续签被动，可能导致业务中断或法律风险。本方案围绕合同到期提醒场景，提供三级自动提醒、续签流程跟踪和统计分析功能，帮助服务企业将续签率从60%提升至95%。适合合同量大、续签管理薄弱的组织，可与合同审批、印章管理等模块组合使用。
场景方案
场景、问题、服务组合和确认方式
本页帮助读者从场景问题进入服务组合、资料准备和确认方式。
场景问题与服务安排
本表列出合同到期提醒场景下的典型问题及对应的服务安排和确认方式，帮助客户快速匹配自身需求。
| 场景 | 主要问题 | 服务安排 | 确认方式 |
|---|---|---|---|
| 合同到期无人提醒 | 人工跟踪遗漏多，续签被动 | 部署到期提醒工具，设置多级提醒 | 系统提醒记录与续签率数据 |
| 合同量大，续签频繁 | 管理分散，效率低下 | 整合合同数据，统一管理 | 合同数据完整性和查询效率 |
| 续签流程不透明 | 无法掌握续签进展 | 启用续签流程跟踪模块 | 流程状态可视化与报表 |
| 续签率低，业务中断风险高 | 缺乏数据支撑优化 | 提供统计分析报表 | 续签率提升对比与客户反馈 |
服务过程与确认材料
本表说明合同到期提醒方案从需求沟通到上线验收的全过程，包括各阶段参与角色、服务安排和需要确认的材料。
| 阶段 | 参与角色 | 服务安排 | 确认材料 |
|---|---|---|---|
| 需求沟通 | 客户负责人、销售顾问 | 了解合同管理现状、到期提醒需求 | 需求确认书 |
| 系统配置 | 实施工程师、客户IT对接人 | 组织架构、提醒规则、审批流程配置 | 系统配置清单、测试报告 |
| 员工培训 | 培训讲师、使用人员 | 系统操作培训、常见问题解答 | 培训签到表、操作手册 |
| 上线验收 | 客户负责人、项目经理 | 提醒功能测试、续签率对比、用户反馈收集 | 验收报告、续签率统计数据 |
本页路线
先看范围，再看资料表，最后继续阅读
企业合同到期无人提醒，续签被动，可能导致业务中断或法律风险。本方案围绕合同到期提醒场景，提供三级自动提醒、续签流程跟踪和统计分析功能，帮助服务企业将续签率从60%提升至95%。适合合同量大、续签管理薄弱的组织，可与合同审批、印章管理等模块组合使用。
- 场景背景
- 主要问题
- 服务组合
- 验收方式
- 资料表与核对口径
- 相关问题
场景背景
对于服务企业而言，合同管理不仅涉及签署和归档，更关键的是到期续签的连续性。许多企业每年管理数百份合同，但缺乏系统化的到期提醒机制，导致合同过期后才发现，造成服务中断、客户流失甚至法律纠纷。某服务企业每年处理约500份合同，因无人提醒，平均每月有3-5份合同过期未续，业务部门疲于应急处理。
优万铭针对这一场景，推出了合同到期提醒工具。该工具可设置多级提醒时间点，例如提前30天、15天和7天，通过邮件和短信自动通知相关负责人。系统还支持续签流程跟踪，从提醒发出到续签完成形成闭环管理。
本方案适用于各类服务企业、物业公司、租赁公司、咨询机构等合同续签频繁的组织。通过系统化提醒和流程管理，企业可以大幅降低合同过期风险，提升续签效率和客户满意度。
主要问题
合同到期无人提醒是许多企业的共性痛点。传统方式依赖人工记忆或Excel表格，容易遗漏；合同分散在各部门，统一管理困难；续签流程缺乏跟踪，无法及时了解进展。这些问题在合同量大的企业尤为突出。
具体问题包括：第一，合同到期时间分散，人工难以全面监控；第二，提醒方式单一，仅靠邮件或口头通知，容易忽略；第三，续签流程不透明，管理者无法掌握每份合同的续签状态；第四，缺乏历史数据分析，无法优化续签策略。
这些问题导致续签率偏低，业务中断风险高，同时增加了法务和业务部门的工作负担。企业需要一套自动化的到期提醒和续签管理系统，从根本上解决合同续签难题。
服务组合
针对合同到期提醒场景，优万铭提供一套完整的服务组合，包括：到期提醒工具、续签流程管理、合同数据整合和统计分析模块。到期提醒工具支持自定义提醒时间、通知方式和接收人，可设置多级提醒确保不遗漏。
续签流程管理模块将提醒与审批流程关联，提醒发出后自动触发续签审批，负责人可在系统内完成续签申请、审批和签署。合同数据整合功能将分散的合同信息统一录入系统，支持按客户、产品、到期时间等多维度查询。
统计分析模块提供续签率、到期分布、提醒响应时间等报表，帮助管理者评估续签效果并优化策略。以上模块可独立使用，也可与优万铭的合同审批、印章申请等系统组合，形成全面的合同管理解决方案。
验收方式
本方案的验收围绕提醒准确率、续签率提升和用户满意度三个维度进行。系统上线后，首先验证提醒功能是否按设定时间准确发送，包括邮件和短信渠道。测试周期建议为一个月，覆盖不同到期时间的合同。
其次，对比上线前后续签率变化。以某服务企业为例，上线前续签率约60%，上线后三个月内提升至95%。验收时需提供系统后台的续签统计数据和客户确认记录。
最后，收集使用部门反馈，评估系统是否减轻了人工跟踪负担，是否提升了续签效率。验收通过后，优万铭提供持续的系统维护和优化服务，确保长期稳定运行。
相关问题
合同到期提醒工具适合哪些企业？
适合所有需要管理大量合同且续签频繁的企业，尤其是服务企业、物业公司、租赁公司、咨询机构等。如果企业合同数量超过100份，且依赖人工跟踪到期时间，本工具能显著降低遗漏风险。
提醒方式有哪些？可以自定义吗？
支持邮件和短信两种提醒方式。提醒时间、接收人、提醒内容均可自定义，可设置多级提醒（如提前30天、15天、7天）。系统还支持将提醒与审批流程关联，提醒发出后自动触发续签审批。
续签流程如何跟踪？
系统提供续签流程跟踪功能，从提醒发出到续签完成，每一步状态均可查看。管理者可通过仪表盘了解每份合同的续签进展，包括已提醒、审批中、已续签、已过期等状态。
系统上线后需要多长时间看到效果？
通常上线后第一个月即可看到提醒功能的效果，续签率提升一般在三个月内显现。以某服务企业为例，上线三个月后续签率从60%提升至95%。具体效果取决于合同数量和原有管理基础。